Was ist eine Stellenbeschreibung?
Eine Stellenbeschreibung stellt eine schriftliche Dokumentation der Merkmale einer bestimmten Position innerhalb eines Unternehmens dar. Durch sie werden unter anderem die verschiedenen Aufgaben, alle Verantwortlichkeiten und Anforderungen für die jeweilige Stelle festgelegt. Die Verschriftlichung, oftmals in elektronischer Form, dient dann unter anderem als Leitfaden für die Einarbeitung und die konkrete Jobgestaltung der Person, die die Stelle innehat. Für Vorgesetzte bildet sie eine Grundlage für Personalentscheidungen, dazu zählen unter anderem die Leistungsbeurteilung und die Mitarbeiterentwicklung.
Auch für konkrete Rekrutierungsmaßnahmen ist diese Dokumentation von entscheidender Bedeutung, da sie eine klare Vorstellung davon vermittelt, welche Kompetenzen und Qualifikationen für die jeweilige Position benötigt werden. Zudem wird mit Hilfe der Stellenbeschreibung die einzelne Position organisatorisch in die Gesamtstruktur des Unternehmens eingeordnet. Stellvertreter sowie Vorgesetzte werden festgelegt. Erklärend und ergänzend kann ein Organigramm die Stellenbeschreibung noch genauer definieren. Die Stelle wird durch dieses bildlich als kleinste organisatorische Einheit in der Organisationsstruktur des Unternehmens dargestellt.
Stellenbeschreibung vs. Stellenanzeige, Tätigkeitsbeschreibung und Arbeitsplatzbeschreibung
Nicht zu verwechseln ist die Stellenbeschreibung mit der Stellenausschreibung beziehungsweise Stellenanzeige, die unter anderem auf Stellenportalen und der eigenen Website veröffentlicht wird, um neues Personal zu gewinnen. Erstere ist deutlich detaillierter und ausschließlich für unternehmensinterne Zwecke formuliert. Im Gegensatz zur Stellenbeschreibung ist eine Stellenausschreibung ein öffentliches Dokument, das die offene Position ankündigt und potenzielle Bewerber interessieren soll. Passende Arbeitnehmer werden durch sie im Idealfall dazu ermutigt, sich zu bewerben.
Für die Erstellung einer Stellenausschreibung oder Stellenanzeige dient die Stellenbeschreibung jedoch als hilfreiche Grundlage. Denn hier gilt: Durch eine möglichst präzise Ausschreibung einer Position und des Anforderungsprofils können Arbeitgeber sicherstellen, dass sie auch wirklich die richtigen Talente anziehen. Klar kommunizierte Anforderungen können zudem dabei helfen, spätere Enttäuschungen und Konflikte nach Jobantritt vorzubeugen.
Die sogenannte Tätigkeitsbeschreibung ist in der Regel Teil der Stellenbeschreibung. Sie umfasst die genaue Definition der Haupt- und Nebenaufgaben einer Position. Mit ihr wird festgelegt, welche konkreten Leistungen ein Stelleninhaber erfüllen muss. Die Tätigkeitsbeschreibung findet sich in der Regel recht detailliert beschrieben auch im Arbeitsvertrag wieder. Sie kann auch als Grundlage für die Formulierung eines Zwischen- oder Arbeitszeugnisses dienen.
Auch die Arbeitsplatzbeschreibung unterscheidet sich von der Stellenbeschreibung. Ähnlich wie die Tätigkeitsbeschreibung umfasst sie die spezifischen Aufgaben und Verantwortlichkeiten einer bestimmten Position innerhalb einer Organisation. Sie stellt ebenfalls ein wichtiges Instrument für die Personalplanung, Rekrutierung, Einarbeitung und Leistungsbeurteilung dar. Im Unterschied zur Tätigkeitsbeschreibung beschreibt die Arbeitsplatzbeschreibung die Aufgaben aber noch detaillierter. Sie geht zudem vom Ist-Zustand aus und bezieht sich immer auf eine bestehende Stelle. Im Idealfall wird die Arbeitsplatzbeschreibung aus genau diesem Grund nicht von der Personalabteilung verfasst, sondern vom aktuellen Stelleninhaber. Nur diese Person kann die Position und die einzelnen Tätigkeiten, die im Joballtag anfallen, realistisch darstellen.
Eine Stellenbeschreibung enthält neben den Aufgaben auch die Ziele und Verantwortungsbereiche und ordnet die Stelle im Vergleich zu anderen Positionen ein.
Die wichtigsten Aufgaben einer Stellenbeschreibung
Von der Tätigkeitsbeschreibung als Pflicht bis hin zur organisatorischen Eingliederung – eine detaillierte Stellenbeschreibung erfüllt die folgenden Kriterien:
- Sie beschreibt detailliert einzelne Aufgaben und Tätigkeiten einer Position.
- Sie definiert das genaue Anforderungsprofil eines Arbeitsplatzes.
- Sie ordnet die Stelle organisatorisch im Unternehmen ein und grenzt sie von anderen Positionen ab.
- Sie setzt die Funktionen der Stelle in Bezug zu den Unternehmenszielen.
Aufbau und Inhalte einer Stellenbeschreibung
Die Struktur einer Stellenbeschreibung ist nicht vorgegeben und kann sich von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden. Im Vordergrund steht dabei immer der Inhalt. Formuliert wird sie möglichst konkret, aber knapp und immer personenunabhängig. Je nach Position kann die Beschreibung unterschiedlich detailliert ausfallen.
Die Erstellung liegt in der Regel im Verantwortungsbereich der Personalabteilung. Mit Blick auf die ständigen Veränderungen in der heutigen Arbeitswelt liegt auch die Aktualisierung einer Stellenbeschreibung als Aufgabe bei den Verantwortlichen der Personalabteilung. Sie müssen im Blick haben, dass Aufgaben, Ziele und Pflichten der Position nicht nur bei Umstrukturierungen regelmäßig aktualisiert werden. Hier zeigen sich auch die Nachteile einer solchen Beschreibung: Die erste Erstellung ist zeitaufwändig. Und die Pflege dieses eher starren Dokuments passt nicht mehr recht zu einer modernen Arbeitswelt mit projekt- und teambezogener Arbeit und hohem Vernetzungsgrad, in der sich die Anforderungen gefühlt regelmäßig ändern und Arbeitgeber von Teammitgliedern auch ein hohes Maß ein Eigenverantwortung und selbst-organisiertem Arbeiten erwarten.
Was muss eine Stellenbeschreibung enthalten?
Der Inhalt sollte folgende Punkte umfassen:
- Jobtitel
- Spezifische Hauptaufgaben der Stelle
- Sonstige Nebenaufgaben der Stelle
- Ziele der Stelle
- Konkrete Verantwortungsbereiche des Stelleninhabers
- Kompetenzen, Befugnisse und Pflichten der Position
- Vorgesetzte
- Kollegen und Stellvertreter
- Direkt unterstellte Mitarbeiter, sofern vorhanden
Bedeutung der Tätigkeitsbeschreibung im Arbeitsvertrag
Gesetzlich ist ein Unternehmen nicht dazu verpflichtet, relevante Informationen zu einer Position als Stellenbeschreibung schriftlich zu dokumentieren.
In der Regel sind Tätigkeitsbeschreibungen als Teil der Stellenbeschreibung aber dem Arbeitsvertrag als Anlage hinzugefügt. Wichtig zu wissen ist dann: Ist das der Fall und ist der Vertrag von beiden Seiten, dem Arbeitgeber und Arbeitnehmer, unterzeichnet, dann sind die festgelegten Positionsanforderungen und Verantwortlichkeiten rechtlich bindend. Zu erkennen sind diese anhand von Formulierungen wie zum Beispiel „Der Arbeitnehmer muss...“ oder „Der Arbeitnehmer ist verpflichtet…“. Die detaillierte Tätigkeitsbeschreibung ist insbesondere in rechtlichen Streitfällen relevant. Das gilt zum Beispiel dann, wenn geklärt werden muss, ob ein Arbeitnehmer seine vertraglich festgelegten Aufgaben erfüllt hat oder eben nicht.
Je allgemeiner die jeweiligen Verantwortungsbereiche, Aufgaben und auch Pflichten der Position formuliert und somit schriftlich fixiert sind, desto mehr Spielraum ist vorhanden. Sind die Aufgaben jedoch detailliert festgehalten, ist der Spielraum rein rechtlich begrenzt. Lediglich der Arbeitgeber hat dann noch die Möglichkeit, das Aufgabengebiet oder entsprechende Tätigkeiten zu modifizieren und anzupassen.
Fazit: Stellenbeschreibung als Eckpfeiler für Erwartungen und Pflichten
Eine Stellenbeschreibung zu erstellen, sie regelmäßig zu überprüfen und zu aktualisieren, ist mit Aufwand verbunden. Das kostet Zeit und Ressourcen. Dieses Investment lohnt sich aber: Eine präzise ausgearbeitete Stellenbeschreibung ist praktisch wie rechtlich ein wichtiges Instrument für jedes Unternehmen. Sie dient sowohl dem Arbeitgeber als auch dem Arbeitnehmer als Orientierungshilfe. Indem sie die wichtigsten Informationen bereitstellt und Unklarheiten beseitigt, erfüllt die Beschreibung ihren Zweck dabei nicht nur als Leitfaden für neue Mitarbeiter und im alltäglichen Job. Sie bildet zudem die Grundlage während des Rekrutierungsprozesses, für die Leistungsbewertung sowie für die Personalentwicklung.
Ein klar strukturiertes und verständliches Stellenbeschreibungsdokument trägt zudem zu einer effektiven Kommunikation zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer bei. Das Format fördert die Transparenz, was grundsätzlich die Mitarbeitermotivation unterstützt. Es trägt zudem erheblich dazu bei, dass Erwartungen beider Seiten erfüllt werden. Auch Konflikten kann deutlich besser vorgebeugt werden, wenn die verschiedenen Anforderungen an die Stelle klar formuliert sind. Das ermöglicht ein gutes Miteinander und letztendlich eine erfolgreiche berufliche Zusammenarbeit.
Indem die Aufgaben und Tätigkeiten der Position, sowie genaue Ziele, Kompetenzen, Verantwortlichkeiten und Pflichten in der internen Stellenbeschreibung schriftlich festgehalten werden, wird die Stelle zudem von anderen Positionen abgegrenzt und als Teil des großen Ganzen in der Organisationshierarchie eingeordnet. Ein neuer Mitarbeiter ist so genau informiert, welche Rolle die Position im Team und auch im gesamten Unternehmen spielt; auch Vertretungen können so schneller wirksam übernehmen, sollte der Stelleninhaber einmal ausfallen. Mit all diesen Auswirkungen kann eine Stellenbeschreibung zur Mitarbeiterbindung sowie auch zum langfristigen Erfolg des Unternehmens beitragen.
Hinweis:
In diesem Text wird die männliche Form für personenbezogene Hauptwörter benutzt (z.B. „Arbeitnehmer“). Dies dient allein dem Lesefluss, es sind alle Geschlechter gemeint.
