Das Unternehmen

HAPEKO vertritt als Deutschlands führende Personalberatung für Fach- und Führungskräfte folgendes Mandat:
Für eine wirtschaftsnahe Organisation mit gesellschaftlicher Relevanz im Herzen Berlins suchen wir eine erfahrene Assistenz (m/w/d) im Bereich Kommunikation und Veranstaltungsmanagement. Die Position ist im kleinen, eingespielten Kommunikationsteam angesiedelt und bietet eine spannende Mischung aus organisatorischer Unterstützung, Eventmanagement und Öffentlichkeitsarbeit.
Sie verfügen über langjährige Erfahrung als Assistenz in Verbänden, Stiftungen oder wirtschaftsnahen Organisationen? Sie behalten auch in anspruchsvollen Situationen den Überblick und verstehen sich als verlässliche Stütze eines Teams? Dann freuen wir uns, Sie kennenzulernen.

Aufgaben

• Veranstaltungsorganisation mit Überblick: Sie sorgen für einen professionellen Rahmen bei Veranstaltungen – von der Einladung über das Teilnehmermanagement bis zur Vorbereitung der Räume vor Ort (z. B. Eindecken, Material bereitstellen, Betreuung im Ablauf). Auch kleine Details sind bei Ihnen in besten Händen. Ebenso unterstützen Sie bei großen externen Events in Zusammenarbeit mit Agenturen.
• Kommunikationsunterstützung: Mithilfe bei der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, dem Versand von Pressemitteilungen und der Erstellung von Informationsmaterialien für Mitglieder.
• Administrative Aufgaben: Pflege von Datenbanken, interne Koordination, Vorbereitung von Präsentationen und organisatorische Unterstützung bei verschiedenen Projekten.
• Verlässliche Assistenz: Sie entlasten das Team im Tagesgeschäft, denken mit und übernehmen Verantwortung für einen reibungslosen Ablauf im Hintergrund.

Profil

• Mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Assistenz, idealerweise in einem Verband, einer Kammer oder einer vergleichbaren Organisation
• Versiert im Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, PowerPoint und Excel;
• Organisationsstärke, Zuverlässigkeit und eine selbstständige, strukturierte Arbeitsweise
• Kommunikationsgeschick, sichere Ausdrucksweise in Wort und Schrift
• "Gute-Fee-Gene", Teamgeist, Serviceorientierung und Freude daran, einen reibungslosen Ablauf im Hintergrund zu ermöglichen

Vorteile

• Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem gesellschaftlich relevanten Umfeld
• Ein wertschätzendes Miteinander, ein engagiertes Team und ein professionelles Arbeitsumfeld mit Sinn
• 30 Tage Urlaub
• Firmenticket für den ÖPNV
• Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
• Ein zentral gelegener Arbeitsplatz mit Blick auf das Brandenburger Tor und sehr guter Verkehrsanbindung