Projektassistent / Office Manager (m/w/d) mit Herz und Verstand

Das Unternehmen

Was macht einen „guten Arbeitgeber“ aus? Ist es ein cooles Team? Schickes Büro? Wertschätzende Unternehmenskultur? Stimmt, das ist noch nicht alles! Wir glauben, es ist vor allem das Gefühl, etwas Sinnvolles zu tun, Freiraum für eigene Entscheidungen sowie Verantwortung für die eigene Leistung zu tragen. All das leben wir bei HAPEKO.

Wer sind wir? HAPEKO ist eine der größten und erfolgreichsten Personalberatungen für den deutschen Mittelstand. Gegründet im Jahr 2003, besetzen wir aktuell mehr als 2.000 Fach- und Führungspositionen jährlich - sowohl in der Privatwirtschaft als auch im öffentlichen Sektor.

Für unser wachsendes Münchner Team suchen wir Dich als Assistenz (m/w/d) mit Herz und Verstand - die gute Seele des Hauses. Einen ersten Einblick in Deinen zukünftigen Aufgabenbereich findest Du bereits in dieser Ausschreibung. Wir sind jedoch der Meinung, dass ein offenes Gespräch durch keine Anzeige ersetzt werden kann. Daher geben wir Dir gerne im Rahmen eines ersten Gesprächs einen transparenten Blick hinter die „HAPEKO-Kulissen“.

Bist Du also serviceorientiert, hast Freude im Umgang mit Kunden und bringst bereits Erfahrung im Bereich Rezeption, Empfang, Assistenz, Kundenservice, Büromanagement, Sekretariat, Back Office oder Front Office mit? Dann lass uns sprechen! Wir freuen uns auf Deine Bewerbung!

Aufgaben

• Als Manager:in of first impression bist du die erste Anlaufstelle für Besucher (Kandidat:innen, Kund:innen, Kolleg:innen) an unserem Münchner Standort
• Die Annahme und Bearbeitung telefonischer Anliegen sowie Terminkoordination sind Dein daily business
• Mit Deinem guten Blick für Details erkennst Du, wie Du unseren Personalberater:innen den Rücken freihalten und sie im Tagesgeschäft unterstützen kannst
• Allgemeine Bürotätigkeiten (z.B. Reiseplanung, Buchungen, Bestellungen, vorbereitende Buchhaltung, Ein- und Ausgangspost) fallen ebenfalls in Deinen Aufgabenbereich
• Stammdatenpflege in unserem hauseigenen System ist zwar nicht täglich gefragt, aber ein wichtiger Beitrag von Dir, um unsere Prozesse noch effizienter zu gestalten
• Recherchetätigkeiten sowie die Vor- und Aufbereitung von Unterlagen sind ebenfalls Teil Deines breiten Tätigkeitsfeldes
• Je nach Kapazität und persönlicher Entwicklung erhältst Du außerdem die Möglichkeit, eigene Sonderprojekte zu übernehmen

Profil

• Als Grundvoraussetzung bringst Du eine kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation mit
• Gerne ermöglichen wir Dir auch einen Quereinstieg, z.B. aus der Hotellerie
• Im Umgang mit den gängigen Office-Anwendungen bist Du sicher
• Am Telefon, im persönlichen Kontakt sowie schriftlich überzeugst Du durch hervorragende Kommunikationsfähigkeiten
• Eigenverantwortung und Lösungsorientierung sind Eigenschaften, die Du selbst und auch andere an Dir sehr schätzen
• Struktur und Ordnung sind wichtige Grundpfeiler Deiner Arbeit
• Insgesamt bist Du ein sympathischer und ansteckend positiver Teamplayer, auf den man sich in jeder Situation blind verlassen kann
• Nicht zuletzt: Humor ist ausdrücklich erwünscht!

Vorteile

• Unbefristete Festanstellung bei erfolgreichem Beratungsunternehmen in Vollzeit oder Teilzeit (ab 24 Std.)
• Spannende und exklusive Einblicke in viele unterschiedliche Branchen und regionale Unternehmen
• Absolut positive Unternehmenskultur, die eigenes Denken proaktiv fördert
• Echtes Miteinander und Wertschätzung im Münchner Team
• Moderne Büros inmitten der Münchner Innenstadt inkl. Obst- und Getränkeauswahl
• Flexible Arbeitszeitmodelle inklusive Homeoffice-Möglichkeit
• Team- und Firmenevents
• Ansprechende Vergütung inkl. Beteiligung am Unternehmenserfolg
• Ein herzliches und konstruktives Miteinander in einem humorvollen und motivierten Team