Executive Assistant / Referent der Geschäftsführung (m/w/d)

Das Unternehmen

Du liebst Tempo, denkst mehrere Schritte voraus, behältst auch bei hoher Schlagzahl den Überblick und möchtest nicht nur unterstützen, sondern wirklich mitgestalten? Dann bist Du für diese Position genau richtig.

Mein Mandant ist ein führendes, weltweit tätiges Familienunternehmen im Bereich intelligenter Antriebs- und Automatisierungslösungen. Hier wird mit Leidenschaft, Klarheit und Begeisterung an zukunftsweisenden Lösungen gearbeitet. Die Unternehmenskultur ist geprägt von Dynamik, Offenheit und echter Freude an Zusammenarbeit.

Zur Unterstützung der Geschäftsführerin suche ich einen engagierten, vorausschauenden Sidekick auf Augenhöhe, als echte Vertrauensperson, Mitdenker (m/w/d) und organisatorisches Rückgrat.

Aufgaben

• Aktive Unterstützung der Geschäftsführerin im operativen und strategischen Tagesgeschäft sowie eigenständige Führung, Priorisierung und Koordination ihres Kalenders
• Vorbereitung und Nachbereitung von Terminen, Führungskreis- und Gesellschaftermeetings inklusive Briefings, Unterlagen, Protokollen und konsequentem Nachhalten von Maßnahmen
• Selbstständige Bearbeitung von Projekten und Referententhemen im Auftrag der Geschäftsführung sowie Erstellung von Präsentationen, Reports, Auswertungen und Entscheidungsvorlagen
• Organisation von Geschäftsreisen im In- und Ausland sowie Koordination und Vorbereitung der Termine und Unterlagen für verschiedene Ehrenämter und Mandate der Geschäftsführerin
• Schnittstelle zu Führungsteam, Mitarbeitenden, Kunden, Partnern und externen Stakeholdern sowie Bearbeitung und Priorisierung der internen und externen Kommunikation
• Recherche, Aufbereitung und Nachverfolgung relevanter Themen sowie aktive Mitgestaltung von Abläufen, digitalen Arbeitsweisen und organisatorischen Optimierungen

Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Studium oder vergleichbare Qualifikation sowie mehrjährige Erfahrung in der Assistenz einer Geschäftsführung oder als Referent (m/w/d)
• Du arbeitest schnell, agil und strukturiert, denkst mit, voraus und über den Tellerrand hinaus und bringst Themen eigenständig zu Ende
• Absolute Diskretion und Loyalität sowie ein souveränes, verbindliches Auftreten auf allen Ebenen sind für Dich selbstverständlich
• Du verfügst über ein sehr gutes Gespür für Menschen, Situationen und Timing und bleibst auch bei kurzfristigen Änderungen flexibel und lösungsorientiert
• Du bist kommunikationsstark, authentisch und sicher im Umgang mit ganz unterschiedlichen Gesprächspartnern: Von Vorständen und Ministerpräsidenten über Partner und Kunden bis hin zu Auszubildenden
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse sowie sehr gute MS-365-Kenntnisse (insbesondere Outlook, PowerPoint, Excel, Teams und SharePoint); digitale Affinität und Offenheit für KI-Tools

Vorteile

• Abwechslungsreiche Aufgaben in einem weltweit tätigen, wertorientierten Familienunternehmen mit viel Herz, Energie und Zukunftsperspektiven
• Eine enge, vertrauensvolle Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Eine Rolle mit echter Verantwortung, Gestaltungsspielraum und Wirkung
• Kurze Entscheidungswege und Raum für eigene Ideen
• 30 Tage Urlaub, geregelte Arbeitszeiten ohne Nacht- und Wochenendarbeit sowie Homeoffice-Möglichkeit
• Steuerfreie Benefit-Card mit 50 € monatlich, 55 % AG-Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge und Berufsunfähigkeitsversicherung sowie umfangreiche Gesundheitsangebote