Das Unternehmen

Im Auftrag unseres Mandanten sucht HAPEKO, die Personalberatung für Spezialisten und Führungskräfte, einen Executive Assistant (m/w/d) in Festanstellung.Unser Mandant ist ein etabliertes Unternehmen mit professionellen Strukturen und kurzen Entscheidungswegen am Standort. Die Position ist im unmittelbaren Umfeld der Unternehmensleitung angesiedelt und verbindet klassische Assistenzaufgaben mit einer hohen Koordinations- und Steuerungsfunktion im Tagesgeschäft. In dieser Rolle sind Sie zentrale Anlaufstelle für interne Schnittstellen sowie externe Ansprechpartner und sorgen dafür, dass Informationen, Termine und Prioritäten zuverlässig zusammenlaufen. Sie arbeiten eng mit relevanten Stakeholdern zusammen, halten Fristen nach und schaffen Ordnung in parallelen Themensträngen. Der Einstieg in die Festanstellung ist zum 27.05.2026 vorgesehen.Wenn Sie als Executive Assistant (m/w/d) gerne vorausschauend organisieren, souverän kommunizieren und im Management-Umfeld echten Mehrwert stiften möchten, finden Sie hier eine Aufgabe mit Verantwortung, Nähe zu Entscheidungen und hohem Vertrauensgrad

Aufgaben

• Proaktive Unterstützung der Unternehmensleitung im Tagesgeschäft inklusive Terminsteuerung, Reiseplanung und Meetingmanagement
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen mit Agendaerstellung, Unterlagenkoordination und strukturiertem Nachhalten von Beschlüssen
• Steuerung der internen und externen Kommunikation als zentrale Schnittstelle inklusive Priorisierung eingehender Anliegen
• Erstellung, Pflege und Qualitätssicherung von Dokumenten, Präsentationen sowie professionelles Dokumenten- und Ablagemanagement
• Monitoring von Fristen, To-dos und Abhängigkeiten über mehrere Themen hinweg mit dem Ziel reibungsloser Entscheidungs- und Informationsprozesse

Profil

• Mehrjährige Erfahrung in einer Assistenzfunktion auf Geschäftsleitungs- oder Managementebene in einem strukturierten Umfeld
• Ausgeprägte Organisations- und Priorisierungskompetenz mit Ruhe und Verlässlichkeit bei hohem Tempo und wechselnden Anforderungen
• Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit sowie souveränes Stakeholder-Management über Hierarchieebenen hinweg
• Hohes Maß an Diskretion, Loyalität und professionellem Umgang mit sensiblen Informationen und vertraulichen Inhalten
• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen sowie eine pragmatische, serviceorientierte Arbeitsweise mit Blick für Details

Vorteile

• Verantwortungsvolle Schlüsselrolle in direkter Zusammenarbeit mit der Unternehmensleitung und hoher Sichtbarkeit im Unternehmen
• Festanstellung mit geplantem Start zum 27.05.2026 und klar definiertem Aufgabenbereich in einem professionellen Umfeld
• Abwechslungsreiche Tätigkeit mit breiten Schnittstellen, kurzen Abstimmungswegen und spürbarem Einfluss auf effiziente Abläufe
• Strukturiertes Arbeiten mit Gestaltungsspielraum bei der Optimierung von Prozessen, Standards und Kommunikationswegen
• Langfristige Perspektive in einer vertrauensvollen Position, in der Qualität, Verlässlichkeit und Zusammenarbeit im Mittelpunkt stehen

Als mehrfach ausgezeichnete Personalberatung ist HAPEKO die erste Adresse für Fach- und Führungskräfte in Deutschland und Österreich. Wir schaffen Verbindungen zwischen qualifizierten Kandidaten und spannenden Unternehmen. Mit insgesamt mehr als 20 Standorten begleiten wir Sie auf Ihrem Weg zum nächsten Karriereschritt.