Assistenz des Geschäftsführers (m/w/d)

Das Unternehmen

Im Auftrag unseres Mandanten sucht HAPEKO, die Personalberatung für Spezialisten und Führungskräfte, eine Assistenz des Geschäftsführers (m/w/d) in unbefristeter Festanstellung bei unserem Kunden.

Unser Mandant ist ein etabliertes und bekanntes, regional verankertes Unternehmen mit klaren Prozessen und hoher Serviceorientierung. Am Standort werden kaufmännische und organisatorische Aufgaben eng mit der operativen Leistungserbringung verzahnt. Die Zusammenarbeit ist geprägt von kurzen Abstimmungswegen, verbindlichen Entscheidungen und einem hohen Anspruch an Verlässlichkeit. In der Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, internen Fachbereichen und externen Ansprechpartnern spielen strukturierte Kommunikation und Diskretion eine zentrale Rolle. Der Fokus liegt auf effizienter Koordination, termingerechter Umsetzung und transparenter Dokumentation.

Wenn Sie gerne Verantwortung im Tagesgeschäft übernehmen, den Überblick auch in dynamischen Situationen behalten und den sympathischen Geschäftsführer wirksam entlasten möchten, ist diese Position genau richtig für Sie. Als Assistenz des Geschäftsführers (m/w/d) gestalten Sie Abläufe aktiv mit und sorgen dafür, dass Entscheidungen und Maßnahmen reibungslos vorbereitet und nachgehalten werden.

Aufgaben

• Eigenständige Organisation des Geschäftsführungsbüros inklusive Termin-, und Besprechungsmanagement sowie priorisierter Kalendersteuerung
• Vorbereitung, Koordination und Nachbereitung von Meetings, Gremiensitzungen und internen Abstimmungen inklusive Protokollführung und Maßnahmenverfolgung
• Erstellung, Aufbereitung und Qualitätssicherung von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen, Reports und Korrespondenz für interne und externe Stakeholder
• Schnittstellenmanagement zwischen Geschäftsführung, Fachbereichen und externen Partnern inklusive professioneller Kommunikation, Informationsfilterung und Vertraulichkeit
• Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Sonderaufgaben, z. B. Projektkoordination, Dokumentenmanagement und fristgerechte Bearbeitung wiederkehrender Themen

Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, idealerweise mit Erfahrung in Assistenz-, Office-Management- oder Stabsstellenfunktionen
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten mit ausgeprägtem Priorisierungssinn und hoher Verbindlichkeit im Nachhalten von Aufgaben und Terminen
• Sicheres, serviceorientiertes Auftreten sowie souveräne Kommunikation mit unterschiedlichen Ansprechpartnern auf verschiedenen Ebenen
• Hohe Diskretion, Loyalität und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit vertraulichen Informationen und sensiblen Themen
• Routiniert im Umgang mit gängigen Office-Anwendungen sowie strukturiert in Dokumentation, Ablage und schriftlicher Ausarbeitung

Vorteile

• Unbefristete Festanstellung in einem sehr stabilen, regional verankerten Umfeld mit klarer Aufgabenstellung
• Attraktives Gehalt im Rahmen von ca. 55.000 bis 65.000 Euro brutto pro Jahr, abhängig von Qualifikation und Erfahrung
• Geplanter Eintritt sobald als möglich mit strukturierter Einarbeitung und enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Abwechslungsreiche Tätigkeit mit Einblick in zentrale Entscheidungsprozesse und spürbarem Einfluss auf reibungslose Abläufe
• Kollegiales Arbeitsumfeld mit kurzen Abstimmungswegen und hoher Wertschätzung für sorgfältige, verlässliche Arbeit

Als mehrfach ausgezeichnete Personalberatung ist HAPEKO die erste Adresse für Fach- und Führungskräfte in Deutschland und Österreich. Wir schaffen Verbindungen zwischen qualifizierten Kandidaten und spannenden Unternehmen. Mit insgesamt mehr als 20 Standorten begleiten wir Sie auf Ihrem Weg zum nächsten Karriereschritt.