Vorstandsassistenz & Büroleitung (m/w/d)

Das Unternehmen

HAPEKO ist die erste Adresse für Fach und Führungskräfte in Deutschland. Schwerpunkt unserer Tätigkeit ist das Zusammenbringen von passenden Unternehmen und qualifizierten Kandidatinnen und Kandidaten mit beruflicher Veränderungsabsicht. HAPEKO ist deutschlandweit mit mehr als 20 Standorten vertreten.

Für eine bundesweit tätige Organisation suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine erfahrene Persönlichkeit für die Leitung des Berliner Büros und die direkte Unterstützung des Vorstandes.

In dieser verantwortungsvollen Vertrauensposition arbeiten Sie eng mit dem Vorstand zusammen und übernehmen eine zentrale Rolle am Berliner Standort. Sie koordinieren Termine, Sitzungen und Veranstaltungen, sorgen für einen reibungslosen Bürobetrieb und behalten auch bei vielfältigen Themen und Ansprechpartnern den Überblick. Mit Ihrem Organisationstalent und Ihrer Verlässlichkeit schaffen Sie die Grundlage für eine effiziente Zusammenarbeit auf Vorstandsebene.

Aufgaben

Vorstandsassistenz

• Eigenständige Organisation und Koordination von Terminen und Besprechungen des Vorstandes
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Meetings und Veranstaltungen
• Erstellung, Aufbereitung und Verwaltung von Präsentationen, Unterlagen und Korrespondenz
• Unterstützung des Vorstandes bei organisatorischen und administrativen Aufgaben
• Koordination interner und externer Ansprechpartner
• Organisation von Dienstreisen und Terminabläufen

• Verantwortung für die Organisation und den reibungslosen Betrieb des Berliner Büros
• Erste Ansprechperson für Dienstleister, Besucher und externe Ansprechpartner
• Koordination von Anlieferungen, Posteingang und allgemeinen Büroabläufen
• Organisation von Meetings, Veranstaltungen und Besprechungen
• Bestellung und Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterialien
• Schnittstelle zur Hauptverwaltung und zu weiteren internen Bereichen
• Sicherstellung eines professionellen und serviceorientierten Arbeitsumfeldes

Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung in der Vorstands-, Geschäftsführungs- oder Bereichsassistenz, im Office Management oder in einer vergleichbaren Funktion
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel und PowerPoint)
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Erfahrung in der Koordination unterschiedlicher Stakeholder und organisatorischer Abläufe

Vorteile

• Direkte Anbindung an den Vorstand und kurze Entscheidungswege
• Eine zentrale Rolle mit hoher Eigenverantwortung und Sichtbarkeit
• Gesellschaftlich sinnstiftendes Umfeld
• Wertschätzende und kollegiale Zusammenarbeit
• Vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten
• Attraktive Zusatzleistungen wie betriebliche Altersversorgung, Jobticket-Zuschuss und Corporate Benefits
• Gelegentliches mobiles Arbeiten
• Langfristige Perspektive bei einem sicheren Arbeitgeber