Executive Assistant / Geschäftsführungsassistenz (m/w/d) Holding

Das Unternehmen

Vertrauensposition mit Verantwortung und Gestaltungsspielraum | Hamburger Osten

HAPEKO ist die erste Adresse für Fach- und Führungskräfte in Deutschland. Unser Mandant ist eine erfolgreiche mittelständische Unternehmensgruppe mit langfristiger Perspektive, kurzen Entscheidungswegen und einer wertschätzenden Unternehmenskultur.

Im Zuge einer Nachfolgeregelung suchen wir eine Assistenz des Holding-Geschäftsführers (m/w/d). In dieser Schlüsselposition unterstützen Sie den Holding-Geschäftsführer im Tagesgeschäft und übernehmen eine zentrale Rolle bei der Organisation, Priorisierung und Koordination seiner vielfältigen Themen. Dabei arbeiten Sie eng mit Führungskräften und Mitarbeitenden zusammen und tragen aktiv dazu bei, dass Informationen, Entscheidungen und Maßnahmen effizient zusammengeführt werden.

Aufgaben

• Sie organisieren und koordinieren die Termine, Themen und Prioritäten des Holding-Geschäftsführers und schaffen Struktur in einem dynamischen Arbeitsumfeld.
• Sie bereiten Besprechungen, Entscheidungen, Präsentationen und Korrespondenzen professionell vor und nach.
• Sie recherchieren Informationen, bereiten Inhalte verständlich auf und erstellen Entscheidungsgrundlagen für die Geschäftsführung.
• Sie begleiten wichtige Meetings, führen Protokoll und verfolgen vereinbarte Maßnahmen konsequent nach.
• Sie fungieren als zentrale Kommunikationsschnittstelle zwischen Geschäftsführung, Führungskräften, Mitarbeitenden und externen Ansprechpartnern.
• Sie erkennen Handlungsbedarfe frühzeitig, setzen Impulse und sorgen dafür, dass relevante Themen nicht aus dem Blick geraten.

Gesucht wird keine klassische Vorzimmerassistenz.

Sie übernehmen eine wichtige Vertrauensfunktion im direkten Umfeld des Holding-Geschäftsführers. Dabei sind Sie Anlaufstelle für Führungskräfte und Mitarbeitende, strukturieren Informationen, schaffen Transparenz und unterstützen dabei, dass Entscheidungen auf einer fundierten Grundlage getroffen und umgesetzt werden können.

Persönlich überzeugen Sie durch Diskretion, Verbindlichkeit und die Fähigkeit, Themen offen, klar und respektvoll anzusprechen. Sie verbinden Serviceorientierung und Nahbarkeit mit der notwendigen Durchsetzungsstärke, um Interessen und Prioritäten der Geschäftsführung professionell zu vertreten.

Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder betriebswirtschaftliches Studium
• Mehrjährige Erfahrung in einer Assistenzfunktion auf Geschäftsführungs-, Vorstands- oder Managementebene
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• Hohe Organisationskompetenz und strukturierte Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
• Ausgeprägte Kommunikationsstärke sowie ein hohes Maß an Diskretion, Loyalität und Vertrauenswürdigkeit

Vorteile

• Direkte Zusammenarbeit mit dem Holding-Geschäftsführer
• Verantwortungsvolle Schlüsselposition mit hoher Sichtbarkeit
• Enge Einbindung in unterschiedlichste Unternehmensbereiche
• 30 Tage Urlaub
• Gleitzeitmodell mit einer Arbeitszeit von 37,75 Wochenstunden in Vollzeit
• Teilzeit oder Vollzeit: Offenheit für 30-37,75 Wochenstunden
• Mobiles Arbeiten nach Absprache
• Attraktives Vergütungspaket sowie zusätzliche Sozialleistungen wie z.B.:
  • Fahrtkostenzuschuss
  • Kindergartenzuschuss
  • Betriebliche Altersvorsorge (mit AG-Zuschuss)
  • Betriebliche Krankenzusatzversicherung
  • Betriebliche Unfallversicherung mit privater Absicherung
• Langfristige Perspektive in einer erfolgreichen Unternehmensgruppe