Assistenz (m/w/d) Projektabwicklung & Niederlassungsorganisation

Das Unternehmen

HAPEKO vertritt als Deutschlands führende Personalberatung für Fach- und Führungskräfte in exklusiver Zusammenarbeit folgendes Mandat:

Unser Mandant ist ein etabliertes Unternehmen im Bauwesen, das sich auf anspruchsvolle Leistungen rund um die Erhaltung, Instandsetzung und den Schutz von Bauwerken spezialisiert hat. Mit hoher technischer Kompetenz, langjähriger Erfahrung und einem ausgeprägten Qualitätsanspruch realisiert das Unternehmen vielseitige Projekte für gewerbliche und öffentliche Auftraggeber. Dabei stehen Verlässlichkeit, wirtschaftliches Handeln und eine partnerschaftliche Zusammenarbeit im Mittelpunkt. Die Niederlassung in Hamburg zeichnet sich durch kurze Abstimmungswege, ein kollegiales Miteinander und die enge Zusammenarbeit zwischen kaufmännischen und technischen Fachbereichen aus.

Zur Verstärkung des Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt, unbefristet und in Vollzeit eine engagierte Assistenz (m/w/d) für die Projektabwicklung und Niederlassungsorganisation.

In dieser vielseitigen Position übernehmen Sie eine zentrale Schnittstellenfunktion zwischen Projektleitung, Niederlassungsleitung und Verwaltung. Sie sorgen für reibungslose kaufmännische Abläufe, behalten Kosten und Abrechnungen im Blick und tragen damit unmittelbar zum wirtschaftlichen Erfolg der Niederlassung bei. Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung und bringen idealerweise Erfahrung aus dem Bauwesen oder einem projektorientierten Umfeld mit? Sie arbeiten strukturiert, haben Freude am Umgang mit Zahlen und behalten auch dann den Überblick, wenn mehrere Themen gleichzeitig Ihre Aufmerksamkeit erfordern? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung mit der Referenz NRI26-185736

Aufgaben

• Kaufmännische Begleitung und Unterstützung der Projekt- und Bauleitung bei der Abwicklung anspruchsvoller Bau- und Instandsetzungsprojekte
• Unterstützung bei der Auftragsanlage, Auftragsverwaltung und termingerechten Projektabrechnung
• Überwachung von Projektkosten, Auftragsständen und relevanten Kennzahlen sowie Erstellung von Soll-Ist-Vergleichen und Auswertungen
• Prüfung, Bearbeitung und Zuordnung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie Unterstützung im Forderungsmanagement
• Kaufmännische Abwicklung von Bestellungen und Beauftragungen sowie Unterstützung bei der Zusammenarbeit mit Lieferanten und Nachunternehmern
• Erstellung kaufmännischer Berichte und Auswertungen sowie Mitwirkung bei Monatsabschlüssen und Budgetplanungen
• Organisation und Pflege der digitalen Projekt- und Auftragsdokumentation sowie allgemeine kaufmännische Verwaltung der Niederlassung
• Enge Zusammenarbeit und Abstimmung mit der Niederlassungsleitung, den technischen Projektverantwortlichen und der zentralen Verwaltung

Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung beispielsweise als Industriekaufmann/-frau, Kaufmann/-frau für Büromanagement oder Studium
• Berufserfahrung in einer kaufmännischen Funktion - idealerweise als Projektassistenz oder Projektkaufmann/frau im Bauwesen oder in einem projektorientierten Unternehmen
• Gutes kaufmännisches Verständnis sowie idealerweise Kenntnisse in der Projektabrechnung, Kostenkontrolle oder Auftragsabwicklung
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel; Erfahrung mit ERP- oder Projektabrechnungssystemen ist von Vorteil
• Ausgeprägtes Zahlenverständnis, Kostenbewusstsein und eine sorgfältige, strukturierte Arbeitsweise
• Organisationstalent und die Fähigkeit, unterschiedliche Aufgaben eigenständig zu priorisieren und zuverlässig zu bearbeiten
• Kommunikationsstärke, Teamgeist und Freude an der Zusammenarbeit mit kaufmännischen und technischen Ansprechpartnern
• Hohes Maß an Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein und Verbindlichkeit sowie eine pragmatische und lösungsorientierte Herangehensweise

Vorteile

• Sicheres Anstellungsverhältnis in einem kerngesunden, zukunftsfähigen Unternehmen
• Vielseitiges Aufgabengebiet bei einem werteorientierten Arbeitgeber
• Möglichkeiten eigene Ideen zu Prozessverbesserungen einzubringen
• Kollegiale Arbeitsatmosphäre
• Entwicklungsperspektive innerhalb des Unternehmens
• Regelmäßige Firmenveranstaltungen
• Hundefreundlicher Arbeitgeber
• Moderne Arbeitsatmosphäre und Büroausstattung
• 30 Tage Urlaub
• Attraktive Vergütung